Jyväskylä Convention Bureaun palvelut

Henkilöitä Eurocall konferenssissa.

Jyväskylä Convention Bureau (JCB) auttaa kansainvälisen tai valtakunnallisen kokous-, konferenssi- tai kongressitapahtuman hankkimisessa Jyväskylään. Tarjoamme maksutonta ja puolueetonta asiantuntija-apua jo suunnitteluvaiheessa, mm. hakumenettelyssä ja hakuvaiheen markkinoinnissa. 

JCB on Jyväskylän kaupungin, yliopiston, ammattikorkeakoulun, koulutuskuntayhtymän ja yritysten yhteenliittymä.  

Kenelle Jyväskylä Convention Bureaun palvelut on tarkoitettu?

Palvelumme ovat vapaasti kaikkien käytettävissä. Jos olet mukana järjestössä, jonka kansainvälisen tai valtakunnallisen kokouksen tai konferenssin voisit kutsua Jyväskylään, autamme mielellämme.

Yhteystiedot: 
Jyväskylä Convention Bureau
Markkinointipäällikkö Jaana Ruponen
Sähköposti: jaana.ruponen (at) jyvaskyla.fi
Puhelin: 050 344 6496

Osoite: 
Tietotalo
Kilpisenkatu 1
40100 Jyväskylä 

Apua kongressin hakemiseen

Tarjoamme maksutonta ja puolueetonta asiantuntija-apua sekä suunnittelu- että hakuvaiheessa seuraavasti:

  • kokouksen ennakkosuunnittelu yhdessä hakijan kanssa 
  • tilojen ja majoitusten alustavat varaukset 
  • oheisohjelmasuunnittelu ja alustavat varaukset 
  • alustava budjetointi / budjettipohja
  • materiaalin tuottaminen, esim. hakuesite, bid book (tarjouskirja), pp-esitys, flyer, markkinointikortti 
  • tutustumisvierailun järjestäminen kansainvälisen järjestön päättäjille 
  • Jyväskylän markkinointivideot käytettävissä 

Jyväskylä kongressikaupunkina – esittely

Vinkkejä budjetin tekemiseen

Hyvin hoidettu talous, realistinen talousarvio ja sen jatkuva seuraaminen ovat onnistuneen kongressin perusedellytyksiä.

JCB:llä on kongressin järjestäjien avuksi laadittu budjettipohja, jota voi pyytää käyttöönsä osoitteesta jaana.ruponen (at) jyvaskyla.fi. 

Talousarvio laaditaan jo kutsuvaiheessa. Koska palveluiden lopullisia hintoja ei usein tuolloin tiedetä, on talousarvion perusteena syytä käyttää voimassa olevia hintoja ja päivittää niitä säännöllisesti. Suurin osa kongressin kuluista rahoitetaan yleensä osallistumismaksuilla, mutta ne eivät useinkaan riitä kattamaan kaikkia kuluja. Muita rahoituslähteitä ovat mm. kansainvälinen järjestö, yritykset, näyttely, mainokset, säätiöt ja rahastot, valtio ja kunnat.

Valtion tukea voi anoa Tieteellisten Seurain Valtuuskunnalta (TSV). Hakuaika kansainvälisten konferenssien järjestämiseen ja kansallisten seminaarien ulkomaisten luennoitsijoiden kutsumista varten on vuosittain lokakuussa ja lisähaku seuraavan vuoden maaliskuussa. Lisätietoja ja tarkat hakuohjeet TSV:n verkkosivuilta.

Kongressit voivat hakea taloudellista tukea myös tieteenalakohtaisilta säätiöiltä ja korkeakoulujen tukisäätiöiltä. Tietoa yli 400 eri rahoittajasta löytyy Aurora -tietokannasta.

Vinkkejä kongressin järjestämiseen Jyväskylän yliopistossa löydät kongressijärjestäjän oppaasta, joka löytyy yliopiston intrasta.

Jos kongressin käytännön järjestelyihin ei ole aikaa ja/tai osaamista, apuun kannattaa pyytää ammattimainen kongressijärjestäjä. Kongressijärjestäjiä ovat mm.  Jyväskylän Paviljonki ja valtakunnallinen kongressitoimisto Konffa Oy. Kongressijärjestäjien kilpailuttamiseen on olemassa malli, jonka voi pyytää osoitteesta jaana.ruponen (at) jyvaskyla.fi. 

Markkinointimateriaaleja

Jyväskylästä on käytettävissä monipuolista markkinointimateriaalia.

Esitteitä ja karttoja voi noutaa Jyväskylän seudun matkailuneuvonnasta osoitteesta
Jyväskylä-Info, Kauppakeskus Forum, 2 krs., Asemakatu 7, 40100 Jyväskylä.
Tilaus kannattaa tehdä etukäteen puhelimitse 014 266 0113 tai sähköpostilla
matkailu (at) jyvaskyla.fi

Lisää tietoa Jyväskylän esitteistä ja kartoistamatkailijasivustolla. 

Räätälöitynä sinun kongressiisi 

Bid book
Esite tai postikortti
Dia-esityksiä
Roll-up

Kysy lisätietoja jaana.ruponen (at) jyvaskyla.fi 

Hyödyllisiä linkkejä

Jyväskylän kaupunki www.jyvaskyla.fi
Jyväskylän yliopisto www.jyu.fi, esittelyvideo
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu www.jamk.fi
Jyväskylän koulutuskuntayhtymä www.gradia.fi
Visit Jyväskylä matkailijoille https://visitjyvaskyla.fi/
Selattava Jyväskylä & seutu matkailuesite
suomeksi, englanniksi,ruotsiksi, saksaksi, venäjäksi
Selattava Jyväskylän kaupungin esite
Kongressijärjestäjän opas löytyy Jyväskylän yliopiston intrasta

Tiloihin, majoituksiin, oheisohjelmiin ja muihin kongressijärjestelyihin palveluita tarjoavia yrityksiä löytyy palvelut-sivulta.