Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän kaupunki, Konsernihallinto
Visit Jyväskylä -yksikkö
Kilpisenkatu 1
40100 Jyväskylä

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Matkailujohtaja, Susanne Rasmus
susanne.rasmus (at) jyvaskyla.fi
Kilpisenkatu 1
40100 Jyväskylä
p. 0400 885 786

Rekisterin nimi

Visit Jyväskylän markkinointirekisteri

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia kuluttajamarkkinoinnin tarkoituksia varten

Kävijän tilaaman informaation lähettämiseen sekä Visit Jyväskylä Regionin viestintään. Täyttäessään verkkosivuillamme olevan lomakkeen käyttäjä antaa rekisterinpitäjälle suostumuksen henkilötietojensa tallentamiseen ja käsittelyyn tässä rekisteriselosteessa kuvatulla tavalla. Markkinointirekisteri voi pitää sisällään myös henkilötietoja asiakassuhteeseen perustuen (esimerkiksi yhteydenottolomake). Rekisterin ensisijaisena käyttötarkoituksena on markkinointiviestintä sähköpostitse ja tiedottaminen. Lisäksi rekisterit tukevat Visit Jyväskylä Regionin sisäistä tutkimustoimintaa ja tilastointia.

Tällä verkkosivulla oleviin yhteydenottolomakkeisiin tai muihin tiedon keräämistä varten työstettyihin lomakkeisiin tallentuvat tiedot poistuvat automaattisesti Visit Jyväskylä Regionin julkaisujärjestelmästä 14 vuorokauden jälkeen.

Sähköpostimarkkinointia toteutetaan erillisellä sähköpostijärjestelmällä ja tässä tapauksessa myös sähköpostirekisteri sijaitsee ulkoisella palvelimella. Visit Jyväskylä käyttää sähköpostimarkkinoinnissaan Campaign Monitor järjestelmää.

Asiakaspalvelu

Verkkosivuillamme on erilaisia tapoja ottaa meihin yhteyttä, kuten yhteydenottolomakkeet ja sähköposti. Lisäksi voit ottaa meihin yhteyttä sosiaalisen median palveluiden, kuten Facebookin kautta. Mikäli otat meihin yhteyttä näiden kanavien kautta käsittelemme antamiasi tietoja, jotta voimme vastata yhteydenottoosi. Tämän sivuston yhteydenottolomakkeen kautta tallennetut tiedot poistuvat julkaisujärjestelmästämme automaattisesti ja pysyvästi aina 14 vuorokauden jälkeen.

Käytämme sivustollamme Elisa Chat-palvelua, jossa chat-palvelussa on asiakaspalvelijoiden nähtävissä esimerkiksi loppuasiakkaan kaupunki ja käytettävä käyttöjärjestelmä. Visit Jyväskylä on palvelussa käsiteltävien henkilötietojen osalta tietosuojalainsäädännössä tarkoitettu henkilötietojen rekisterinpitäjä ja Elisa niiden käsittelijä. Palvelussa käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käsitellä EU/ETA maiden ulkopuolella/-lta. Elisa huolehtii, että maassa, jossa henkilötietoja käsitellään taataan Euroopan komission päätöksen mukaisesti riittävä tietosuojan taso, tai vaihtoehtoisesti, että siirtoon sovelletaan lainmukaista asianmukaista suojatoimea, kuten esimerkiksi EU:n malliso-pimuslausekkeiden mukaista tietojensiirtosopimusta henkilötietojen siirrosta ETA-maiden ulkopuolelle. Siirrettäviksi tiedoiksi on määritelty palvelun toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot. Asiakaspalvelijan ja loppuasiakkaan välinen keskustelu tallentuu järjestelmään 60 vuorokauden ajaksi, jonka jälkeen se poistuu automaattisesti.

Henkilötietoja voidaan käsitellä sidosryhmän viestinnässä seuraavasti:

  • ajankohtaisten yhteystietojen ja kontaktien ylläpito
  • tiedotus ja yhteismarkkinointi
  • yhteistyösuhteiden hoitaminen

Henkilötietoja voidaan käsitellä medialle kohdistetussa viestinnässä seuraavasti

Valtakunnallisen ja kansainvälisen medianäkyvyyden edistäminen, tiedottaminen, mediavierailukutsut jne.

 

Henkilötietoja voidaan käsitellä matkailualan ammattilaisille kohdistetussa viestinnässä seuraavasti

Tiedottaminen, matkanjärjestäjäkutsut, myynninedistäminen (myytävien matkailutuotteiden tarjoaminen Jyväskylän seudun alueelta)

Lisäksi rekisterit tukevat Visit Jyväskylän sisäistä tutkimustoimintaa ja tilastointia.

 

Muu käyttö

Office 365 ympäristö

Osana henkilötietojen käsittelyä, tietoa voidaan käsitellä myös Jyväskylän Office 365 ympäristössä (Office 365 tietosuojaseloste). Asiakastietojen käsittely tapahtuu lähtökohtaisesti aina asiakasjärjestelmässä. Office 365 ympäristössä voidaan käsitellä toimintaan liittyvää tukimateriaalia ja lyhytaikaisesti sisäiseen käyttöön tarkoitettuja väliaikaismateriaaleja, joissa voi olla myös henkilöstön ja asiakkaiden henkilötietoa. Visit jyväskylän kohdalla tämä tarkoittaa esimerkiksi hankintoihin (kuvat, videot, vaikuttajayhteistyö ym. tavara- ja palveluhankinnat) ja vierailuihin (bloggaaja- ja mediavierailut) liittyvien dokumenttien ja sopimusasiakirjojen tallentamista.

Kommentointi verkkosivuilla

Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi. Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

Rekisterin tietosisältö

  • yksityishenkilöiden suostumukseen perustuvaa henkilötietoa. Yksityishenkilöiden osalta tietosisältö on tyypillisesti henkilön nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero. Lisäksi yksityishenkilöiltä kerätään rekisteriin liittymisen jälkeen mahdollisia suostumukseen perustuvia profiloivia tietoja.
  • yritysten itse luovuttamia ja julkisista lähteistä kerättyjä tietoja. Yritysten osalta tietosisältö on y-tunnus, yhteyshenkilöiden etu- ja sukunimet (ml. mahd. etuliite) sekä titteli, yrityksen/yhteisön ryhmittelytiedot (esim. postitusryhmät), osoitetiedot, yleiset ja yhteyshenkilöiden puhelinnumero(t) ja sähköpostiosoite(eet), www-osoitteet, mahdolliset asiakkaan itsensä antamat lisätiedot. Jatkossa asiakashallintajärjestelmän käyttöönoton jälkeen myös asiakashistoria, lokitiedot (esim. yhteydenotot asiakkaaseen) sekä mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti).
  • Rekisteri sisältää median itse luovuttamia ja julkisista lähteistä kerättyjä tietoja. Median osalta tietosisältö on tyypillisesti mediakanavan nimi / yritysnimi, yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja maa.
  • Rekisteri sisältää matkailualan ammattilaisten itse luovuttamia ja julkisista lähteistä kerättyjä tietoja. Tietosisältö on tyypillisesti yritysnimi, yhteyshenkilön nimi, maa ja sähköposti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan mm.

  • Visit Jyväskylä Regionin verkkosivuilla olevien lomakkeiden kautta, jonka käyttäjä itse täyttää.
  • Erillisten kampanjasivujen kautta, jossa käyttäjä itse täyttää lomakkeen.
  • Erilaisissa tapahtumissa, messu- ja myyntikierroksilla, jossa käyttäjä itse täyttää tiedot ja antaa suostumuksensa henkilötietojensa tallentamiseen.
  • Sähköpostitse, jossa asiakas itse luovuttaa tietonsa ja pyytää lisäämään yhteystietonsa asiakasrekisteriin.

Evästeet

Käytämme verkkosivustollamme evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Eväste (cookie) on lyhyt tekstitiedosto, joka tallennetaan tilapäisesti käyttäjän kiintolevylle. Nämä evästeisiin perustuvat tiedot voivat olla mm. sivustolla tehtyjä toimintoja, sivuvierailuita tai tietoa käyttäjän käyttämistä laitteista. Evästeet ovat käyttäjäkohtaisia, mutta käyttäjää ei voida tunnistaa näiden perusteella, ellei käyttäjä ole itse antanut lisätietoja esimerkiksi lomakkeen kautta. Evästeitä käytetään lähes kaikilla sivustoilla, eivätkä verkkosivut välttämättä toimi oikein ilman evästeitä. Huomioithan siis, että estäessäsi evästeet, kaikki sivustomme toiminnot eivät välttämättä enää toimi tarkoitetulla tavalla.

Elisa Chat palvelu kerää keskusteluista IP-osoitetiedon sekä evästeet. IP-osoite on peitetty asiakaspalvelijan näkymästä. IP-osoitteen näkyminen mahdollistaa asiakkaan sijaintiedon paikantamisen kaupunki- tai yritystasolla, helpottaa vikaselvityksiä Elisa Chatin tuen kanssa sekä mahdollistaa häiriköivien keskustelijoiden poistamisen (ja palauttamisen) chat-mahdollisuudesta manuaalisesti. Evästetiedot eivät näy kuin käyttäjälle itselleen ja mahdollistavat sujuvan keskustelun asiakkaan ja asiakaspalvelijan välillä. Evästeiden tallentaminen mahdollistaa esim

  • keskustelun jatkamisen sivuselailujen välillä (keskustelun id pidetään tallessa evästeissä)
  • keskusteluviestien tallentaminen avoimen keskustelun ajan käyttäjälle näyttämistä varten
  • tieto välilehdistä joissa keskustelu on aktiivinen (jotta voidaan näyttää viestit kaikilla avoinna olevilla välilehdillä)
  • tieto toiminnoista (triggerit) joita sivulla suoritetaan (jotta esim. triggeri “näytä uudelle sivukävijälle” ei suoriteta joka sivulatauksen jälkeen uudestaan)

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan. Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä. Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Sivustolla käytetään kampanjamainonta tarkoituksessa joitakin kolmannen osapuolen evästeitä. Näillä tarkoitetaan Visit Jyväskylä Regionin mainosverkostoja. Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa sivuillamme esimerkiksi tarjotakseen kohdennettua mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.

Käyttäjä voi itse vaikuttaa evästeiden käyttöön oman selaimen asetuksien kautta sekä esimerkiksi tyhjentää selaimen evästetiedot. Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi. Evästeen tai evästeluokan käytöstä poistaminen ei vielä poista evästettä selaimestasi, vaan sinun on tehtävä se itse selaimesi kautta. Jos haluat selaimesi estävän evästeiden käytön, määritä asetukset selaimesi valmistajan ohjeiden mukaisesti.

Lisätietoa evästekäytännöistä Suomessa Liikenne- ja viestintäministeriön kyberturvallisuuskeskuksen www-sivuilta.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Sivuillamme on myös sosiaalisen median kanavien upotuksia. Nämä palvelut saattavat lisätä evästeitä selaimeesi. Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.

Analytiikka

Käytämme evästeisiin perustuvaa tietoa mm. uudelleenmarkkinoinnissa sekä verkkosivuston vierailijoille näytettävässä sisällössä. Lisäksi keräämme tietoa verkkosivuston analytiikkaa varten. Näiden tavoitteena on tarjota verkkosivuston vierailijoille mahdollisimman hyvä kokemus verkkosivustosta ja sen toiminnallisuuksista ja sisällöistä, sekä kohdennettua viestintää omien kiinnostuksen kohteiden perusteella. Käyttämiämme palveluita ovat mm. Googlen palvelut (Googlen mainonta ja Google Analytics) sekä sosiaalisen median palvelut (esim. Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja säilytys

Erilaisten yhteismarkkinointitoimenpiteiden yhteydessä kerätyt suostumukseen perustuvat yhteystiedot (markkinointiluvat) voidaan luovuttaa Visit Jyväskylän yhteistyökumppaneille. Näissä tapauksissa yksityishenkilöille kerrotaan kuitenkin suostumuksenannon yhteydessä, kenelle kaikille ja missä tarkoituksessa tiedot tullaan luovuttamaan.

Muissa kuin em. tapauksissa henkilö- tai yritystietoja ei luovuteta Visit Jyväskylän ulkopuolelle.
Visit Jyväskylän käyttämien järjestelmien omistajat/hallinnoijat pääsevät käsiksi tietosisältöihin, mutta heillä ei ole oikeutta käsitellä tai hyödyntää tietoja omassa toiminnassaan.

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Elisa-chat palvelun keskustelutiedot tallentuvat 14 vuorokauden ajaksi, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle , ellei se ole Visit Jyväskylän tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekistereihin sisältyvät tiedot ovat vain Visit Jyväskylän käytössä. Järjestelmä toimii osittain Visit Jyväskylän palveluntarjoajan ulkopuolisilla palvelimilla. Käytössä olevien järjestelmien, verkkolevyjen ja sähköpostin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus siirtyy pois henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on rajattu vain työtehtäviin liittyen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja ja poistua listalta. Tätä varten on jokaisen sähköpostin lopussa linkki ”en halua jatkossa saada viestintäänne”, josta vastaanottaja voi poistaa oman osoitteen rekisteristä. Evästeisiin perustuvan viestinnän kieltäminen tapahtuu käyttäjän selaimen asetuksien kautta.

Lue lisää asiakkaan oikeuksista rekisteritietoihin ja tietopyynnön tekemisestä tästä.